Déroulé Pédagogique
Mod 01 — Fondations et Cadre de Confiance (1h30)
Thématiques :
Panorama de l'IA en 2026 pour le support administratif ;
Confidentialité des données (anonymisation des dossiers) ;
L'AI Act et les obligations de conservation des documents.
Exercice pratique : Audit de confidentialité : Identifier dans un dossier administratif type les données à risque avant traitement par une IA externe.
Objectif stagiaire : Utiliser l'IA en toute sécurité sans compromettre les données de l'organisation.
Mod 02 — Rédaction et Synthèse Administrative (2h00)
Thématiques :
Transformer des notes de réunion en compte-rendu structuré ;
Rédaction de courriers formels et mails complexes ;
Adaptation du ton selon l'interlocuteur (usagers, direction, partenaires).
Exercice pratique : Le Sprint Rédactionnel : À partir d'un enregistrement audio ou de notes manuscrites, générer en 10 minutes un PV de réunion et le mail de suivi associé.
Objectif stagiaire : Diviser par trois le temps consacré à la rédaction et à la mise en forme.APRÈS-MIDI : Organisation et Pilotage d'Activité (3h30)
Mod 03 — Organiser et prioriser avec l’IA (1h45) (Module Répertoire)
Thématiques :
Gestion d'agendas complexes assistée ;
Décomposition de procédures administratives en check-lists actionnables ;
Rappels intelligents et suivi de dossiers.
Exercice pratique : Le Planificateur Intelligent : Utiliser l'IA pour réorganiser une semaine de travail suite à une urgence, en gérant les priorités et les sollicitations multiples.
Objectif stagiaire : Réduire la charge mentale liée à la coordination logistique.
Mod 04 — Gagner du temps : Automatisation des routines (1h45)
Thématiques :
Création de modèles de documents intelligents ;
Gestion des flux d'information (tri automatique des mails) ;
Archivage numérique assisté par IA.
Exercice pratique : L'Assistant de Tri : Configurer un prompt pour classer automatiquement 50 sollicitations reçues par mail selon leur degré d'urgence et la thématique.
Objectif stagiaire : Supprimer les micro-tâches répétitives de gestion quotidienne.JOUR 2 : Analyse de Données et Synergie OfficeMATIN : L'IA au service des Chiffres et d'Excel (3h30)
Mod 05 — Maîtriser le Pack Office avec l’IA : Focus Excel (2h00)
Thématiques :
Génération de formules complexes par IA ;
Nettoyage de fichiers de données (doublons, erreurs de saisie) ;
Création de tableaux de bord de suivi (KPIs administratifs).
Exercice pratique : Le Data Cleanup : Importer un fichier Excel "sale" et demander à l'IA de corriger les erreurs et de créer un tableau croisé dynamique de synthèse.
Objectif stagiaire : Devenir autonome sur le traitement de données sans être expert en formules Excel.
Mod 06 — Présentations et Reporting Assistés (1h30)
Thématiques :
Création de supports de présentation (PowerPoint/Canva) à partir d'un rapport écrit ;
Mise en image de chiffres clés ;
Storytelling administratif.
Exercice pratique : Le Reporting Flash : Transformer un rapport d'activité annuel en une présentation de 5 slides percutante pour un conseil d'administration.
Objectif stagiaire : Valoriser les résultats administratifs via des supports visuels professionnels.
Mod 07 — Concevoir ses propres outils : Les Assistants (2h00)
Thématiques :
Création d'un assistant (GPT/Gem) spécialisé dans les procédures de l'entreprise ;
Intégration d'une base de connaissances (règlements, statuts, annuaires).
Exercice pratique : L'Assistant de Procédures : Paramétrer un assistant capable de répondre instantanément aux questions sur les processus internes (ex: congés, notes de frais, achats).
Objectif stagiaire : Créer un outil qui capitalise sur le savoir-faire administratif interne.
Mod 08 — Plan de Modernisation Administrative (1h30)
Thématiques :
Évaluation du ROI (temps gagné vs qualité) ;
Veille sur les outils administratifs de 2026 ;
Élaboration de son plan d'action individuel.
Exercice pratique : Feuille de Route Individuelle : Présenter les 3 chantiers d'automatisation prioritaires à mettre en place dès le retour au poste.
Objectif stagiaire : Ancrer durablement l'IA dans ses méthodes de travail quotidiennes.
